Делопроизводство

Электромонтаж Ремонт и отделка Укладка напольных покрытий, теплые полы Тепловодоснабжение

Делопроизводство

15.06.2021


Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Понятие «делопроизводство» применяется уже в течение нескольких веков и обозначает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними в различных учреждениях. С течением времени делопроизводство активно развивается как важнейшая составная часть деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления, так как в документах фиксируются все основные и текущие вопросы их деятельности.

Федеральное архивное агентство координирует всю систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников: основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Разработкой непосредственно форм документов занимается Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (известное как Госстандарт).

Нормативно-правовая база делопроизводства в России

Нормативная правовая база делопроизводства и документационного обеспечения управления включает: Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты—указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, которые развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов, определяют механизмы их исполнения и применения.

На практике, особое внимание необходимо обратить на:

  • Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 [1];
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 [2];
  • ГОСТ 6.10.5-87 [3];
  • Приказ Минкультуры № 526 от 31.03.2015 [4];
  • Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 (утратил силу);
  • Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 [5] и др.
  • Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Зарубежный опыт делопроизводства

Значимый вклад в развитие системы делопроизводства внесли Соединенные Штаты Америки. В их компетенции — научно-исследовательская работа в области документоведения и архивного дела.

Служба делопроизводства

Для ведения делопроизводства в современных организациях может создаваться служба делопроизводства—структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.

В различных организациях, учреждениях, органах государственной власти и местного самоуправления служба делопроизводства может называться по-разному: управление делами; общий отдел; канцелярия; секретариат и т.п.

Целью деятельности службы делопроизводства, является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Организация делопроизводства

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов в России определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

Документооборот

Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  • документы, поступающие из других организаций (входящие);
  • документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  • документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).
  • Документы, поступающие в организацию, проходят:

  • первичную обработку;
  • предварительное рассмотрение;
  • регистрацию;
  • рассмотрение руководством;
  • передачу на исполнение
  • Секретный документооборот

    Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учёт и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом «О государственной тайне».

    Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в режимно-секретных подразделениях осуществляется с помощью программы автоматизированной системы секретного делопроизводства (АС СДП).

    Электронный документооборот

    В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

    Для организации электронного документооборота на сервере организации создается база данных, где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний).

    Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

    Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.


    Имя:*
    E-Mail:
    Комментарий: