ТЕЗИС
СЭД ТЕЗИС — система электронного документооборота с широкой функциональностью, которая применяется для автоматизации управления бизнес-процессами, документооборота, делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины в организациях.
Разработчик
Систему разработала российская компания Haulmont («Хоулмонт»). В 2010 году вышла первая версия системы ТЕЗИС. Приказом Минкомсвязи РФ c 1 апреля 2016 года система электронного документооборота ТЕЗИС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. В 2020 году компания «Хоулмонт» выиграла объявленный подведомственным Минкомсвязи РФ НИИ «Восход» конкурс на предоставление технического решения для создания типовой системы электронного документооборота для госструктур.
Функциональность и возможности системы
Система поставляется в трех редакциях – Базовая, Стандартная и Расширенная.
Основные блоки функциональности – управление задачами, управление документами и управление канцелярией.
Управление задачами
- Постановка задач одному или нескольким исполнителям, контроль исполнения задач.
- Создание различных видов задач: зависящих друг от друга, подчиненных, периодических, отложенных, относящихся к протоколу совещания, а также создание групп задач.
- Импорт задач из Microsoft Project.
- Формирование отчетов по исполнительской дисциплине в формате .xls.
- Графическое представление поставленных/исполняемых задач в виде диаграммы Ганта.
- Организация служб техподдержки HelpDesk/ServiceDesk (автоматическое создание задачи из письма на электронную почту).
Управление документами
- Автоматизация связанных с документами процессов: создание, согласование, ознакомление, утверждение.
- Возможность создания документа на основании задачи и задачи по исполнению документа.
- Визуализация иерархии связанных документов, контроль версий документов.
- Предпросмотр документов с помощью Microsoft Office Web Apps
- Наглядное отображение маршрута движения документов в виде диаграммы.
Электронная канцелярия
- Учет входящих, исходящих и внутренних документов.
- Механизм предотвращения повторной регистрации входящего документа.
- Наложение резолюции на документ и создание задачи на его основании.
- Создание номенклатуры дел и настройка нумерации дел и документов в соответствии с политикой организации-заказчика.
- Печать конвертов для документов и договоров.
- Отслеживание истории переписки с контрагентом.
- Организация электронного архива документов.
- Потоковое сканирование и обработка документов.
Другие функции и модули (наличие зависит от редакции системы, в некоторых случаях требуется приобретение лицензий на стороннее ПО)
- Модуль для управления совещаниями (планирование, оповещение участников, формирование повестки, постановка, распределение и контроль задач по итогам).
- Поддержка квалифицированной электронной подписи, возможность отправки документа в систему ЮЗДО Диадок и приема документов из нее.
- Модуль «Сравнение и распознавание», основанный на технологии ABBYY FineReader Engine и позволяющий преобразовывать отсканированные документы в графическом формате в редактируемый текстовый формат, а также сравнивать различные версии документов между собой.
- Модуль «Единый холдинг» для организаций с холдинговой структурой.
- Модуль интеграции с корпоративным интранет-порталом.
- Модуль «Учет обращений граждан».
- Возможность интеграции с внешними учётными системами (1C, SAP и др.)
- Визуальный конструктор для создания произвольных и нестандартных процессов обработки документов. Импорт модели бизнес-процесса в формате XPDL из Business Studio.
- Конструктор отчетов (поддерживаются форматы .docx, .xls, .html).
- Обсуждение и комментирование задач и документов.
- Полнотекстовый поиск и возможность фильтрации карточек.
- Оповещение о различных событиях в СЭД, по электронной почте, через приложение «ТЕЗИС: Помощник».
- Календарь событий с отображением текущих задач, документов, договоров и совещаний.
Возможности мобильного приложения
- Поддержка iOS и Android.
- Работа с документами и договорами (создание и редактирование, запуск по процессам, согласование, утверждение, ознакомление, подпись ЭЦП).
- Работа с задачами и резолюциями (быстрая постановка, переназначение и отслеживание, контроль и наблюдение, наложение резолюций).
- Работа оффлайн и онлайн.
- Push-уведомления.
- Импорт документов.
- Различные варианты аутентификации.
- Фильтрация и поиск.
Преимущества
- Кроссплатформенность — возможность использования различных ОС (Windows 7+, Linux (с графическим интерфейсом), MacOS), браузеров (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer 9+, Safari, Яндекс.Браузер), СУБД (MS SQL, PostgreSQL, Oracle) и серверного ПО (Windows Server 2008 R2/2012, Ubuntu 11.04+, Debian 5+, OpenSUSE 11.2+, RedHat 5+)).
- Тонкий клиент (полнофункциональный web-доступ) – отсутствие необходимости оборудовать рабочие места новым ПО, быстрый запуск системы в эксплуатацию;
- Технология создания проектов расширения, позволяющая перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей, а также автоматизировать процессы, выходящих за рамки классического электронного документооборота (финансовые и кадровые процессы, закупочная деятельность, функциональность CRM и ERP).
- Открытый исходный код на Java обеспечивает независимость от вендора и позволяет развивать решение силами компаний-интеграторов или ИТ-отдела компании-заказчика.
- Мобильное приложение под iOS и Android на базе React Native, позволяющее работать с документами и задачами в том числе оффлайн.
Пользователи системы
- СПАО «Ингосстрах»
- АО «Евроцемент Груп»
- NOKIA
- ООО «Вирлпул РУС»
- АО «ЦАЭК»
- ПАО «Промсвязьбанк»
- МИД России
- Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа
- Правительство Калининградской области
- Администрация Главы Республики Коми
- Администрация Губернатора Самарской области
- ФГУ «Российский Морской Регистр Судоходства»
- ФГУП «Госкорпорация по ОрВД»
- ПАО «Транскапиталбанк»
- АО «Росгеология»
- АО ПО «Элтехника»
- ПАО АКБ «Инвестиционный торговый банк»
- ОАО «РСК Банк»
- ООО «ЭФ-Интернешнл»
- ООО «Телеканал 360 Подмосковье»
- АКБ «Алмазэргиэнбанк»
- ООО «Коттон Вэй»
- Российская академия наук
- АО «МХК «ЕвроХим»